Términos y condiciones

Parte A — Para el restaurante que contrata Nowa

A.1 · Qué es Nowa

Nowa es un punto de venta que trabaja siempre contra un servidor. Los pedidos, el inventario, la caja y los comprobantes se guardan allá, no en el equipo: el dispositivo es una ventana, no el archivo.

Lo que hace hoy, y que puedes verificar usándolo:

• Pedidos por mesa y por barra, con ruteo a las estaciones de preparación y monitor de cocina (KDS).
• Catálogo de productos y variantes, categorías, recetas e inventario que se descuenta al vender, con libro de inventario valorizado a promedio ponderado.
• Mermas con su soporte —motivo, responsable, lote— y conteo físico.
• Proveedores, compras y saldo por pagar.
• Caja por turnos: apertura, movimientos de efectivo, arqueo y acta de cierre.
• Reportes de ventas por día, semana y mes, ventas por mesero y clientes nuevos frente a recurrentes.
• Historial de pedidos y comprobante compartible.
• Menú QR por mesa, con autopedido del comensal.
• Emisión del documento electrónico ante la DIAN a través de un proveedor tecnológico (ver A.5).

No todos los módulos están en todos los planes. KDS, menú QR y facturación electrónica van desde el plan Pro. Si tu plan no incluye un módulo, el servidor rechaza la operación diciendo justamente eso: no es una falla, es el plan.

A.2 · Qué no es Nowa

Esta lista es tan importante como la anterior, y es literal:

• No procesa el dinero de tus ventas. Nowa registra el medio de pago —efectivo, tarjeta, transferencia, QR—, el monto y la propina como un dato del cierre de caja. El dinero nunca pasa por nosotros y no hay integración con datáfono ni con pasarela de pagos para tus ventas.
• No es un software contable ni de nómina. Lleva el libro de inventario y el soporte de mermas, pero no produce asientos contables, ni declaraciones, ni liquidaciones de nómina.
• No te asesora en materia tributaria. Ver A.5.
• No imprime. El comprobante se genera como imagen y se entrega por la hoja de compartir del sistema. No hay integración con impresora térmica ni con cajón monedero.
• No funciona sin internet. No hay modo sin conexión ni cola local de ventas: si el local se queda sin red, no se registran ventas nuevas hasta que vuelva.
• No usa la cámara, ni la ubicación, ni te manda notificaciones push. La app no pide ningún permiso del sistema. No lee códigos de barras.
• No envía correos. No hay recuperación de contraseña por correo (ver A.3) ni avisos automáticos por correo.
• No hace domicilios ni gestiona direcciones de entrega. El menú QR es de mesa.
• No manda campañas. El módulo de clientes guarda la ficha del comensal y su recurrencia, pero hoy no existe envío de campañas, ni programa de puntos, ni segmentación para envíos. Si ves dentro del POS un texto de autorización que menciona «campañas y fidelización», está describiendo una intención y no una función que exista: hoy no sale ningún envío desde Nowa. Lo explicamos en la política de privacidad.

A.3 · Tu cuenta y tus usuarios

• La cuenta la abrimos nosotros. No hay registro automático desde la app: nosotros creamos el comercio, su primera sede y la cuenta del administrador.
• Los demás usuarios los creas tú. El administrador asigna rol por sede a partir de un correo y revoca el acceso cuando alguien sale.
• Las credenciales son tuyas y son nominativas. Una persona, una cuenta. Lo que se haga con una sesión abierta queda registrado a nombre de esa cuenta: quién atendió el pedido, quién cerró la caja, quién registró la merma.
• No hay recuperación de contraseña por correo. Es una decisión de producto, no un olvido: no tenemos servidor de correo. Dentro del POS hay «Cambiar contraseña» para rotar la credencial cuando se va un cajero —que es el caso importante—, y si alguien pierde el acceso, la cambiamos nosotros desde nuestro panel después de verificarlo con el administrador del comercio.
• Nuestro equipo tiene acceso técnico a la base de datos para operar el servicio, dar soporte y corregir errores. Ese acceso es real y no está limitado por comercio; lo usamos solo para eso. Preferimos decírtelo aquí a que lo descubras después.

A.4 · Plan, precio y pago

• Hay tres planes: Starter (POS, caja y administración), Pro (agrega facturación electrónica, KDS y menú QR) y Enterprise (mismos módulos que Pro, con un tope mensual de documentos electrónicos más alto).
• El precio es mensual, en pesos colombianos, más el IVA del 19 %. Se paga por adelantado, por el número de meses que elijas, entre 1 y 24.
• El precio y el plan que te aplican son los que acordamos al contratar. Si cambian, no cambian retroactivamente sobre meses ya pagados.
• No hay cobro automático recurrente. Cada renovación la inicias tú. Al renovar, los meses se suman a la fecha de vencimiento si aún no ha vencido, o a la fecha de pago si ya venció.
• No hay pago en línea. Nowa no tiene pasarela conectada, así que no procesamos tarjetas ni vemos sus datos: la renovación se acuerda y se acredita por soporte. Si algún día habilitamos el cobro en línea, lo diremos aquí antes de activarlo.
• Los topes mensuales de documentos electrónicos del plan Pro y Enterprise son hoy un indicador: la app te muestra cuánto llevas del mes y te avisa cuando te acercas, pero no bloquea la emisión. Si superas el tope de forma sostenida, hablamos de cambiar de plan.

A.5 · Facturación electrónica y responsabilidad ante la DIAN

Esta sección es la más importante del documento. Léela completa.

Nowa no factura por ti. El documento electrónico lo construye, lo firma y lo valida ante la DIAN un proveedor tecnológico (hoy, Aliaddo), y el veredicto de la DIAN vuelve por ese mismo camino. Nowa no se conecta con la DIAN: no existe una sola llamada nuestra a sus servicios. Lo que hacemos es armar el documento con lo que tú configuraste y con lo que se cobró, entregarlo al proveedor y guardar el resultado.

La responsabilidad fiscal es tuya. Frente a la DIAN, el emisor y el obligado a facturar eres tú. En concreto, son tuyas:

• Tu habilitación como facturador electrónico y la vigencia de tu conexión con el proveedor tecnológico.
• Tu resolución de numeración: prefijo, rango y vigencia. Nowa asigna consecutivos dentro del rango que tú cargas; no los inventa ni los gestiona ante la DIAN.
• El régimen y el impuesto que aplicas —IVA del 19 %, impuesto al consumo del 8 % o no responsable—, que se toman de tu perfil fiscal. Si ese perfil está mal, el documento sale mal, y sale a tu nombre.
• La exactitud de los datos del adquirente, del catálogo, de los precios y de las propinas.
• La conservación de tus soportes (ver A.10) y cualquier sanción, corrección o requerimiento derivado de lo anterior.

Cómo funciona en la práctica, sin adornos:

• Se emiten dos tipos de documento: factura electrónica de venta y documento equivalente electrónico P.O.S. Con el plan Starter, que no incluye el módulo de facturación, el sistema emite un tiquete interno del punto de venta, que sirve para entregarle algo al comensal y para tu control, pero no es un documento electrónico ante la DIAN.
• La conexión con el proveedor es por comercio. Si tu conexión todavía no está configurada, los documentos quedan en cola y no se emiten. La venta se registra igual y el cobro se hace igual; lo que no ocurre es la emisión. Cuando la conexión queda lista, la cola se procesa. Te decimos en qué estado está tu comercio antes de que empieces a operar.
• El consecutivo se congela en el primer intento de envío, para que un reintento mande el mismo número y no queden huecos. Un documento que se emitió y luego se anuló ya gastó su consecutivo: no se reutiliza.
• Si la DIAN rechaza un documento, el sistema guarda el motivo y lo muestra para que lo corrijas y se reintente. Un rechazo no borra la venta.
• Las devoluciones y correcciones se hacen con nota crédito sobre un documento ya aceptado.
• Guardamos el XML firmado de cada documento en almacenamiento privado, porque el proveedor conserva el PDF y el QR solo de forma temporal. Esa copia te ayuda, pero no reemplaza tu obligación de conservar.

A.6 · Datos personales de tus comensales, tu equipo y tus proveedores

Frente a la Ley 1581 de 2012, esos datos son tuyos: tú eres el Responsable del Tratamiento y Nowa es el Encargado. Los tratamos por cuenta tuya, para prestarte el servicio, y no los usamos para otra cosa.

De ahí se sigue el reparto:

• A ti te corresponde recoger la autorización, informar la finalidad al titular y atender sus derechos.
• A nosotros, guardar los datos con seguridad, no salirnos de la finalidad y darte curso a lo que nos traslades.
• Dos cosas que hoy no existen en el producto y que conviene que sepas antes de comprometerte con un comensal: no hay botón de exportación ni de borrado de la ficha de un cliente dentro de la app, y el interruptor de autorización que aparece en el cobro se guarda como un dato más —no bloquea por sí solo un tratamiento posterior—. Las solicitudes de acceso, rectificación o supresión se atienden por soporte, a mano.

El detalle de qué se recoge, dónde vive y quién lo ve está en la política de privacidad.

A.7 · Disponibilidad: lo que podemos sostener

No hay SLA. No prometemos un porcentaje de disponibilidad, ni una ventana de mantenimiento, ni un tiempo de respuesta a incidentes, porque hoy no tenemos con qué sostener ese compromiso. Preferimos no escribir un número que no podamos cumplir.

Lo que sí podemos decirte:

• El servicio corre sobre proveedores de terceros: la base de datos y las funciones en Supabase, en una región fuera de Colombia; las páginas públicas en Cloudflare; nuestro panel interno en Vercel; la facturación en el proveedor tecnológico. Si uno de ellos falla, Nowa falla con él y no está en nuestras manos resolverlo.
• Necesitas internet en el local. No hay modo sin conexión.
• Publicamos mejoras y correcciones de forma continua, sin ventana anunciada. Procuramos no romper lo que ya usas; si un cambio te obliga a hacer algo distinto, te avisamos.
• Tenemos una rutina interna que revisa el sistema cada 15 minutos y deja alertas registradas. Hoy esas alertas no disparan ningún aviso automático: las revisa una persona. Así que no asumas que nos enteramos de tu problema antes que tú. Si algo falla, escríbenos por soporte.

A.8 · Lo que esperamos de ti

• Usar el servicio para la operación de tu comercio, con cuentas nominativas y sin compartir credenciales entre personas.
• No revender ni ceder el acceso, ni usar el servicio para operar comercios distintos a los contratados.
• No intentar acceder a datos de otro comercio, ni saltarte los límites técnicos, ni automatizar cargas masivas por fuera de la app.
• No cargar datos personales que no necesites. En particular: las notas de cocina son para instrucciones de preparación; no las uses como campo de observaciones sobre las personas.
• Cumplir la ley que te aplica: tributaria, laboral, sanitaria y de protección de datos.

A.9 · Suspensión y terminación

Al vencer la suscripción el servicio no se apaga de golpe. Pasa a solo lectura con drenaje: lo que ya está abierto se puede terminar —confirmar pedidos, cancelarlos, avanzar tickets en cocina y cobrar—, pero no entran ventas nuevas; el punto de venta y el menú QR responden que el comercio no puede recibir pedidos en este momento. Está hecho así a propósito, para que nadie se quede con una mesa servida y sin poder cobrarla.

Podemos suspender el servicio por falta de pago, por un uso que ponga en riesgo el servicio o a otros comercios, o por orden de autoridad competente. Cuando la causa sea distinta a la falta de pago, te decimos cuál es.

Puedes terminar cuando quieras: no hay permanencia mínima y no hay cobro automático, así que basta con no renovar. El pago es por meses adelantados y no hay devolución proporcional de meses en curso, salvo que la ley disponga otra cosa.

Nosotros podemos terminar el servicio avisándote con al menos treinta (30) días de antelación, o de inmediato si la causa es un incumplimiento grave o una orden de autoridad. En el aviso te indicamos cómo pedir tu copia de datos.

A.10 · Qué pasa con tus datos cuando esto termina

Aquí también decimos lo que ocurre, no lo que suena bien:

• Tus datos no se borran solos. Hoy no existe ningún proceso automático que elimine pedidos, clientes, inventario, cajas o documentos al terminar el contrato. Se conservan hasta que alguien los borre a mano.
• Copia: a solicitud del administrador te entregamos una copia de los datos de tu comercio en un formato legible por máquina. Es un proceso manual de nuestro equipo; no hay un botón de exportación en la app.
• Borrado: si nos lo pides, borramos. También es manual, y te confirmamos cuándo quedó hecho.
• Lo que no borramos aunque lo pidas: el soporte fiscal. Los documentos electrónicos emitidos, su XML firmado y los registros que respaldan tus declaraciones se conservan por los plazos legales —artículo 632 del Estatuto Tributario, artículo 60 del Código de Comercio (mínimo diez años para los libros y papeles del comerciante) y la Resolución DIAN 000165 de 2023—. Esa conservación tiene una sola finalidad, la legal: no se usa con fines comerciales, publicitarios ni analíticos.
• Y lo más importante en la práctica: conservar tus soportes fiscales es una obligación tuya, no nuestra. Nuestra copia es un respaldo, no tu archivo. Pide tu copia antes de irte.

A.11 · Responsabilidad

Respondemos por prestar el servicio con diligencia y por lo que la ley colombiana no permite excluir, incluido el dolo y la culpa grave. Fuera de eso, y en la medida en que la ley lo permita:

• No respondemos por tus decisiones fiscales ni por las consecuencias de un perfil, una resolución de numeración o unos datos mal configurados (ver A.5).
• No respondemos por el contenido que cargas: catálogo, precios, recetas, fichas de clientes o notas.
• No respondemos por fallas de terceros —proveedor de facturación, pasarela de pago, proveedores de infraestructura, tu conexión a internet o la red del local—, más allá de avisarte y ayudarte a retomar.
• No respondemos por lucro cesante, pérdida de ventas, de clientela o de datos derivada de una indisponibilidad, ni por daños indirectos.
• Si a pesar de lo anterior debemos indemnizarte, el límite es el total de lo que hayas pagado por el servicio en los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen al reclamo.

Nada de esto limita los derechos que la ley colombiana te reconozca de forma irrenunciable.

A.12 · Cambios a estos términos

Cuando cambien, publicamos la versión nueva en esta misma página con su fecha de vigencia. Si el cambio es sustancial —precio, alcance del servicio, responsabilidad o tratamiento de datos—, te lo comunicamos antes por el canal por el que te atendemos habitualmente. Como no tenemos envío automático de correos, ese aviso lo hace una persona.

A.13 · Ley aplicable

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se somete a los jueces colombianos. Antes de acudir a ellos, nos comprometemos a intentar resolverlo directamente contigo.

Parte B — Para el comensal que usa el menú QR

Escaneaste el código de una mesa y llegaste a un menú. Esto es lo que hay detrás, en cuatro minutos de lectura.

B.1 · Con quién estás contratando

Con el restaurante, no con nosotros. La comida, el precio, la atención, la entrega y la factura son del restaurante. Nowa es la herramienta con la que ese restaurante toma tu pedido: nosotros no vendemos comida, no la preparamos y no la entregamos. Si algo del servicio o del producto no está bien, tu reclamo es con el restaurante, y tus derechos como consumidor son frente a él.

B.2 · El menú QR no cobra

En esa página no se paga nada. No pide tarjeta, no pide datos de facturación y no tiene ninguna forma de cobrarte: pagas en la caja al final. Si alguna vez ese menú te pide un pago, no es el nuestro.

Cosa distinta es que, al pagar en caja, el restaurante te pida el nombre y el número de documento. Eso lo necesita para emitirte la factura electrónica, y es un proceso del restaurante. Puedes pagar sin dar tus datos si pagas en efectivo y no necesitas factura a tu nombre.

B.3 · Lo que no te pedimos

La página del menú no te pide nombre, ni apellido, ni teléfono, ni correo, ni documento, ni contraseña. No creas una cuenta. No usa cookies. No tiene analítica, ni píxeles, ni ningún medidor de tu comportamiento.

El único campo que puedes escribir en toda la página es la nota de cada producto, con un límite de 120 caracteres. Lee B.5 antes de usarla para una alergia.

Lo que sí ocurre por el solo hecho de abrir la página: quien la aloja y los servicios que carga ven la dirección IP de tu teléfono. Está explicado, con nombre y apellido de cada uno, en la política de privacidad.

B.4 · Cómo funciona el pedido

• Al pulsar «Pedir», tu pedido entra directo a la cocina o a la barra, ya asociado a la mesa del código que escaneaste. Tú no eliges la mesa: sale del código.
• El menú y los precios los pone el restaurante, y la disponibilidad cambia en vivo: un plato puede agotarse mientras armas el pedido. La página se refresca sola.
• El restaurante puede modificar o cancelar tu pedido, igual que si lo hubieras hecho con un mesero.
• Hay límites para evitar abusos: hasta 30 productos por envío y unos pocos pedidos seguidos por mesa dentro de una ventana de diez minutos (por defecto, tres). Si te frena, espera un momento o llama al mesero.
• Si el restaurante tiene la caja cerrada, su suscripción vencida o el autopedido apagado, la página te dirá que no puede recibir pedidos en este momento. No es culpa de tu teléfono: llama al mesero.
• Nadie garantiza que un pedido enviado sea aceptado ni el tiempo en que sale. Eso depende del restaurante.

B.5 · Alergias: léelo

La nota de cada producto es texto libre que se imprime en la comanda de la cocina. Nowa no la interpreta, no la valida y no verifica que la cocina la cumpla, ni conoce los ingredientes ni los alérgenos reales de un plato.

Si tienes una alergia o una intolerancia que importa, no confíes solo en la nota: díselo a una persona del restaurante. Una nota es una instrucción de cocina, no una garantía de seguridad alimentaria.

B.6 · El código de la mesa y el enlace de tu pedido son llaves

• El código QR de la mesa es lo único que autoriza a pedir desde ella. Quien tenga ese enlace puede ver el menú y crear pedidos a nombre de esa mesa. No lo publiques ni lo compartas fuera del local.
• El enlace de seguimiento de un pedido funciona igual: cualquiera que lo tenga puede ver qué se pidió en esa mesa, en qué cantidad y en qué estado va. Compártelo solo con quien esté contigo.
• Tu teléfono guarda localmente el identificador del pedido en curso, para que puedas seguirlo si recargas la página. Se borra cuando cierras el pedido con la ✕. Si no lo cierras, ese dato se queda en el navegador: en un teléfono prestado o compartido, ciérralo.

B.7 · Disponibilidad

El menú puede dejar de cargar por muchas razones que no controlamos: tu conexión, la red del local o un proveedor de internet caído. No prometemos que esté disponible siempre. Si no carga, el restaurante te atiende igual con un mesero.

B.8 · Responsabilidad

Nowa responde por la herramienta, no por la comida ni por el servicio del restaurante. En la medida en que la ley lo permita, no respondemos por lo que pase con tu pedido, con tu cuenta de consumo, ni por daños derivados de que el menú no cargue o de que un pedido no llegue a la cocina. Nada de esto limita los derechos irrenunciables que la ley colombiana te reconoce, ni los que tienes frente al restaurante.

B.9 · Ley aplicable

Se aplican las leyes de la República de Colombia.