Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién responde por sus datos

Nowa es un software de punto de venta que los restaurantes contratan. Esa frase, que parece comercial, define quién responde legalmente por cada dato.

Sobre los datos de los comensales, el restaurante es el Responsable del Tratamiento: él decide si pide su documento, para qué lo pide y a quién identifica en cada venta. Nowa es el Encargado: guarda y procesa esa información por cuenta del restaurante y siguiendo sus instrucciones. Nowa no decide las finalidades, no vende esos datos, no los cruza entre restaurantes distintos y no los usa para publicidad.

Hay una excepción y conviene decirla clara: sobre las cuentas de acceso de quienes usan el punto de venta (correo, contraseña, nombre) y sobre la relación de soporte y suscripción, el Responsable es Nowa. Cuando en una misma empresa concurren las dos calidades, la ley exige cumplir los deberes de ambas (Ley 1581, artículo 18, parágrafo). Es lo que hacemos.

2. Quiénes somos y cómo contactarnos

Nowa opera la plataforma nowa-pos.com: el punto de venta que usa el restaurante, el menú QR de las mesas (menu.nowa-pos.com) y el panel con el que damos de alta a los comercios y prestamos soporte.

El área de soporte de Nowa es la encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales, y ante ella puede usted ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar la autorización.

• Correo: soporte@nowa-pos.com
• Página de soporte: soporte.html

Si sus datos los tomó un restaurante, también puede escribirle directamente a él, que es el Responsable.

3. Si usted es comensal

3.1 Cuando pide desde el menú QR

El menú QR no le pide nombre, teléfono, correo ni documento. No tiene formulario y no cobra: usted paga en caja al final. La única casilla donde usted escribe algo en toda la página es la nota de cada plato.

Qué queda guardado en su teléfono. Una sola cosa: el número y el identificador de su pedido, bajo una clave que empieza por nowa-qr-pedido: y termina con el identificador de su mesa. No usamos cookies, ni sesión, ni ningún otro almacenamiento. El carrito —incluida la nota de cada plato— vive solo en la memoria de la pestaña y se pierde si recarga antes de enviar. Ese identificador de pedido no caduca solo: se borra cuando usted pulsa la ✕ sobre su pedido, o si borra los datos del sitio desde su navegador. Si no hace ninguna de las dos, sobrevive al servicio y al día.

El enlace de seguimiento. La página puede llevar en su dirección el identificador del pedido. Ese identificador es la única llave: quien reciba ese enlace ve el número del pedido, la mesa, el estado y qué se pidió. No ve el nombre, el documento ni el correo de nadie, porque el menú QR no los tiene. Aun así, piénselo antes de compartirlo.

3.2 Cuando le cobran y cuando pide factura

En la caja, y solo ahí, el sistema puede pedir datos que sí lo identifican.

Puede consumir sin dar un solo dato. Si paga en efectivo y no necesita factura, el sistema le permite al cajero cobrar sin identificarlo, y la venta se documenta sin su nombre.

No tocamos su tarjeta. Nowa no captura ni almacena números de tarjeta, titulares ni datos bancarios. Del pago solo queda el medio (efectivo, tarjeta, transferencia o QR), el monto y la propina.

Al identificarse, queda registrado. Cuando usted entrega documento y nombre en el cobro, el sistema crea o actualiza su ficha en el archivo de clientes de ese restaurante y le suma una visita. Eso ocurre haya marcado o no la autorización: lo que la autorización deja es constancia de si usted la dio. Si no la dio, el restaurante queda obligado a no usar sus datos para nada distinto del comprobante y del documento fiscal —esa es su obligación legal, no un candado del programa—, y usted puede pedirnos en cualquier momento que borremos lo que no esté amarrado a un deber legal (sección 7).

El comprobante que le comparten. Si el cajero le envía el comprobante, lo hace como una imagen que lleva su nombre y su documento y el nombre de quien lo atendió. Nowa no guarda esa imagen ni decide a dónde va: eso lo elige quien la comparte, desde su propio teléfono.

3.3 La nota de la comanda y los datos de salud

La casilla de nota está pensada para instrucciones de cocina: «sin cebolla», «sin maní». Si usted escribe ahí una alergia, está entregando un dato de salud, que la Ley 1581 clasifica como dato sensible (artículo 5).

Usted no está obligado a responder ni a escribirlo. Puede pedir sin nota y decírselo directamente al mesero. Si decide escribirlo, esto es exactamente lo que pasa con esa nota: va a la pantalla de la cocina y queda en el detalle de ese pedido. No sale del sistema: no viaja al proveedor de facturación electrónica, no aparece en la factura, no llega a la DIAN y no se entrega a ningún tercero. Y mientras usted no pulse «Pedir», la nota no ha salido de su teléfono.

3.4 Lo que no recogemos

Esto es tan parte de la política como lo anterior, y es verificable en el propio producto:

• No hay analítica, píxeles de seguimiento ni publicidad. Ni Google Analytics, ni Meta Pixel, ni herramientas de sesión o de reporte de errores, en ninguna de nuestras piezas.
• No guardamos su dirección IP en la base de datos. El tope de pedidos que evita el abuso del menú se cuenta por mesa y por sede, no por IP, precisamente porque en un restaurante todos los comensales comparten el mismo wifi.
• No hay cookies ni seguimiento entre visitas en el menú QR.
• La aplicación del punto de venta no pide permisos del sistema: no accede a cámara, ubicación, notificaciones, fotos, micrófono ni contactos, y no guarda datos de comensales en el dispositivo.
• No pedimos su fecha de nacimiento ni datos biométricos.

4. Si usted trabaja en el restaurante

El sistema registra sobre su trabajo más de lo que suele advertirse, así que aquí va completo:

• Su correo y su contraseña de acceso, y su nombre, que aparece en el panel y en las pantallas.
• Su rol y las sedes en las que puede trabajar. El administrador del comercio ve el correo y el rol de todo el equipo.
• Qué pedidos atendió usted. Su nombre se imprime en la comanda, en el detalle del historial, en el monitor de cocina y en el comprobante que se comparte con el comensal («Atendió: su nombre»).
• Ventas por mesero en el panel de reportes: es una medición de desempeño individual, con su nombre y el monto que vendió.
• Quién abrió y cerró cada caja, y la diferencia entre lo esperado y lo contado. Las actas de caja no se borran: si hay que corregirlas, se anulan dejando constancia de quién lo hizo y por qué.
• Quién registró cada movimiento de inventario o merma. La hoja de mermas tiene además un campo libre de «responsable», que en la práctica lleva el nombre de una persona asociada a una pérdida, y que se conserva como soporte fiscal.

Su contraseña. No hay recuperación por correo, porque no existe. Puede cambiarla usted mismo desde el punto de venta con la sesión abierta —eso es lo que sirve para rotar la credencial cuando alguien deja el equipo—. Si la pierde y no puede entrar, el equipo de Nowa se la cambia desde el panel de administración, a petición del comercio.

Sobre su cuenta de acceso el Responsable es Nowa; sobre el uso laboral de lo que el sistema registra de su trabajo, el Responsable es su empleador. Puede ejercer sus derechos ante cualquiera de los dos.

5. Si usted es proveedor del restaurante

El sistema guarda del proveedor: nombre o razón social, documento o NIT, teléfono, correo y el nombre de la persona de contacto con la que se hacen los pedidos. Ese último campo son datos personales de una persona natural, aunque el registro se llame «proveedor». Se usan para el directorio de proveedores, las compras y el saldo por pagar. El Responsable es el restaurante.

6. A quién se le entregan sus datos

Estos son todos los terceros que intervienen, uno por uno, con lo que recibe cada uno. No hay más.

Dos advertencias honestas sobre esta tabla.

La primera: Google y jsDelivr aparecen ahí solo por el menú QR, y no aportan nada al servicio salvo la tipografía y una librería. Son el único punto de todo el sistema donde un dato suyo —su IP— llega a un tercero que el servicio no necesita. Preferimos decirlo a callarlo. Este sitio que usted está leyendo no carga absolutamente nada de otros servidores: es texto y una hoja de estilos del propio dominio.

La segunda: ninguna empresa de publicidad, medición o analítica recibe nada, porque no usamos ninguna.

Tratamiento fuera de Colombia

Parte del tratamiento ocurre fuera del país: la base de datos está en la región sa-east-1 y el panel de administración en la región gru1; Cloudflare, Google y jsDelivr operan redes globales que atienden la petición desde el punto más cercano a usted.

Cuando Nowa entrega datos a esos proveedores para que los procesen por cuenta del restaurante, la figura legal es una transmisión a Encargados, no una transferencia (Decreto 1377, artículos 3, 24 y 25). No hay ninguna transferencia a un Responsable independiente: Nowa no tiene pasarela de pago conectada, así que ni usted ni el restaurante teclean datos de tarjeta en ninguna página, y ningún procesador de pagos recibe información suya.

7. Cuánto tiempo se conservan (y por qué no borramos todo)

Aquí es donde casi todas las políticas mienten un poco. Esta no.

El choque

Usted tiene derecho a pedir que borren sus datos. El restaurante tiene la obligación legal de conservar el soporte de cada venta. Las dos cosas son ciertas al mismo tiempo y chocan sobre el mismo documento: la factura donde está su nombre y su cédula.

La ley resuelve el choque a favor de la conservación, y lo dice expresamente: la solicitud de supresión y la revocatoria de la autorización no proceden cuando existe un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1377, artículo 9). Los deberes que aplican aquí son:

• Artículo 632 del Estatuto Tributario: conservar las informaciones y pruebas por un período mínimo de cinco (5) años, contados desde el 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, a disposición de la DIAN.
• Artículo 60 del Código de Comercio (y artículo 28 de la Ley 962 de 2005): los libros y papeles del comerciante se conservan cuando menos diez (10) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Un restaurante es comerciante, así que este es el plazo largo que de verdad manda sobre sus facturas.
• Resolución DIAN 000165 de 2023, que regula la conservación y disponibilidad de los documentos electrónicos del sistema de facturación.

Cuando dos plazos se cruzan, se aplica el más largo. Por eso no le vamos a prometer que borramos su nombre de una factura si nos lo pide: no podemos, y prometerlo sería el engaño.

Lo que sí hacemos cuando usted pide supresión

Lo sacamos de todo lo demás. Su ficha en el archivo de clientes del restaurante —correo, teléfono, ciudad, el contador de visitas— no tiene ninguna obligación legal detrás: eso se suprime. El dato que queda vive únicamente dentro del soporte contable y fiscal, no vuelve a aparecer en el archivo de clientes, no alimenta el reporte de recurrencia y no se usa para nada comercial. Eso no es un incumplimiento: es tratamiento con una finalidad legal y con el uso restringido a esa finalidad.

Lo que sí borramos solos, todos los días

Desde el 28 de agosto de 2026, cada madrugada el sistema suprime la ficha de todo comensal que lleve más de tres años sin volver: nombre, documento, correo, teléfono, ciudad y su contador de visitas. No hace falta que usted lo pida ni que el restaurante lo ordene. La razón es la del artículo 11 del Decreto 1377: un dato personal se conserva mientras sirva a la finalidad para la que se recogió, y esa ficha existe para reconocerlo como cliente frecuente y para prellenar sus datos al facturar — dos cosas que dejan de tener sentido cuando alguien no vuelve en tres años.

Cada borrado queda anotado uno por uno en la bitácora del comercio, con la fecha y la regla que lo motivó. No es un contador que diga «se borraron cuarenta»: si usted pregunta por su ficha, se puede responder por la suya.

Lo que no le vamos a prometer

Las facturas no las barre nadie todavía. No existe un proceso automático que las elimine al cumplir los diez años. Es deliberado y no un olvido: este sistema empezó a operar en 2026, así que ningún documento se acerca siquiera a ese plazo, y un programa que borra soportes fiscales sin que nadie haya podido verlo funcionar es más peligroso que su ausencia. Cuando ese plazo empiece a acercarse, se construirá y esta página lo dirá.

Lo demás que no cae en la purga automática —porque tiene menos de tres años, o porque usted pide la supresión antes— se conserva hasta que alguien lo suprima, y esa supresión la ejecuta el equipo de Nowa sobre la base de datos, a instrucción del restaurante. Por eso el canal para pedirla es un correo y no un botón en la aplicación.

8. Sus derechos

Como titular de sus datos, la Ley 1581 (artículo 8) le reconoce el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, gratuitamente. Especialmente si son parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, cuando lo pida, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión, con el límite explicado en la sección 7.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley. Eso sí: la ley pide agotar primero el trámite ante el Responsable o el Encargado (artículo 16).

Estos derechos son gratuitos y no dependen de que usted haya autorizado nada.

9. Cómo ejercerlos: canal y plazos

Escríbanos a soporte@nowa-pos.com. También puede acudir directamente al restaurante, que es el Responsable.

Qué necesitamos para poder encontrarlo. Si usted fue comensal, el sistema archiva por número de documento: ese número es la única llave con la que podemos ubicar su registro. Díganos entonces:

• Su nombre y el número de documento con el que le facturaron.
• El restaurante y, si la recuerda, la fecha aproximada del consumo.
• Qué pide: acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización, y sobre qué dato.
• Un correo o teléfono donde responderle.

Si el reclamo llega incompleto, se lo diremos dentro de los 5 días siguientes para que lo corrija; si pasan dos meses sin que lo haga, se entiende desistido.

10. La autorización y cómo revocarla

La autorización se le pide en dos momentos, y este es el texto exacto que ve el cajero en cada uno:

• En la pantalla de cobro: «Autoriza el tratamiento de sus datos (Ley 1581). Sin autorización, solo para el comprobante.» Esa casilla arranca apagada y solo se habilita cuando ya hay documento y nombre.
• En la ficha de cliente: «Autoriza el tratamiento de sus datos (Ley 1581) para campañas y fidelización.»

Una precisión sobre «campañas y fidelización». Nowa no tiene hoy ninguna función de envío de campañas, de correos comerciales ni de programa de puntos: el producto no las trae. Si un restaurante hace campañas, las hace con sus propias herramientas, decide él a quién escribe y responde él por ello. Nosotros no le enviamos publicidad.

Autorizar es voluntario. Nada de lo que necesita para comer, pagar y recibir su factura depende de que usted autorice usos comerciales. Y en el caso de la nota de cocina, que puede contener un dato de salud, responder es enteramente facultativo: usted decide si lo escribe.

Para revocarla, escríbanos o dígaselo al restaurante. Al revocar, se retira la marca de autorización de su registro y se suprime lo que no esté amarrado a un deber legal de conservación. Lo que quede, queda por la razón explicada en la sección 7 y solo para esa finalidad.

11. Seguridad e incidentes

Lo que hay, sin adornos:

• Todo el tráfico viaja cifrado por HTTPS, con TLS 1.2 como mínimo.
• La información está separada por comercio dentro de la base de datos: un restaurante no puede leer los datos de otro.
• El menú QR funciona sin cuenta, y por eso su acceso público está confinado a tres operaciones: ver el menú, crear su pedido y consultar su estado. No puede leer tablas, ni pedidos ajenos, ni clientes, ni facturas.
• Los archivos firmados de las facturas están en un depósito privado, no accesible desde internet.
• El menú QR se sirve con instrucción de no indexar: la dirección de cada mesa es la credencial que autoriza a pedir desde ella, y no debe terminar en un buscador.
• Acceden a los datos el personal autorizado del restaurante, según su rol y su sede, y el equipo de Nowa cuando opera, soporta o corrige el servicio.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, se lo informamos al restaurante y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exigen los artículos 17 y 18 de la Ley 1581. Ese deber no depende del tamaño de la empresa ni de estar inscrito en el Registro Nacional de Bases de Datos.

12. Menores de edad

El sistema no pregunta la edad en ninguna parte, ni la registra: no sabemos si quien pide desde una mesa es mayor o menor de edad, y el menú QR no pide ningún dato que identifique a nadie. Los datos de un menor solo entrarían al sistema si un adulto los entrega en la caja al pedir una factura a su nombre. En ese caso el tratamiento debe respetar el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y responder es facultativo (Ley 1581, artículo 7; Decreto 1377, artículo 12).

13. Si usted es el restaurante

Usted es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus comensales, de su equipo y de sus proveedores. Esto es lo que le toca a usted y no podemos hacer por usted:

• Informar en el momento de la recolección. El aviso al comensal tiene que estar donde se le piden los datos: en la caja cuando pide el documento para la factura, y en el menú de la mesa. Esta página existe para que pueda apuntarla desde ahí.
• Registro Nacional de Bases de Datos. Solo están obligadas a inscribirse las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT —con la UVT de 2026, $5.237.400.000— y las personas jurídicas de naturaleza pública. Si usted está por encima de ese umbral, el registro lo hace usted y allí debe declarar a Nowa como Encargado. Nowa no registra bases de datos a su nombre y no puede hacerlo por usted.
• Definir para qué usa los datos y no usarlos para más. Nosotros ejecutamos lo que usted decide, dentro de lo que permite la ley.
• Atender a sus titulares. Si nos llega a nosotros una solicitud que le corresponde, se la trasladamos en dos días hábiles.

Las condiciones de ese tratamiento están en los Términos de Servicio.

14. Vigencia y cambios

Esta política entra en vigencia el 22 de agosto de 2026 y rige mientras Nowa preste el servicio.

Vigencia de las bases de datos. Las bases de datos se mantienen mientras Nowa preste el servicio y el restaurante conserve su cuenta. Dentro de ellas, cada dato se conserva por el plazo que le corresponde en la tabla de la sección 7, y se suprime cuando ese plazo vence o cuando desaparece la finalidad que lo justificaba, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlo.

Cambios. Si cambiamos algo sustancial —las finalidades, los terceros que intervienen, los plazos de conservación o el canal de atención—, se lo comunicamos antes de aplicarlo (Decreto 1377, artículo 13, parágrafo): avisamos al restaurante por correo y publicamos aquí la versión nueva con su fecha de vigencia. Los cambios menores de redacción se publican sin aviso previo, siempre con la fecha actualizada.